İŞ MEVZUATI VE İNSAN KAYNAKLARI UYGULAMALARI
Özet : İş mevzuatı, İnsan Kaynakları süreçlerinin işe alımdan işten ayrılışa kadar yasal ve düzenli biçimde yürütülmesini sağlayan temel çerçevedir. İş sözleşmeleri, SGK ve özlük işlemleri, çalışma süreleri, ücret ve izinler, iş sağlığı ve güvenliği, işten ayrılış ve KVKK süreçlerinin güncel mevzuata uygun şekilde yönetilmesi, hem çalışan haklarının korunması hem de işverenin hukuki risklerinin azaltılması açısından önem taşır.
İş Mevzuatının İnsan Kaynakları Açısından Önemi
İnsan Kaynakları (İK) biriminin temel görevlerinden biri, çalışan ile işveren arasındaki iş ilişkisinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamaktır. İşe alımdan iş sözleşmesinin sona ermesine kadar geçen süreçte yapılan birçok işlem hukuki sonuç doğurur.
Bu nedenle İK uzmanının yalnızca personel işlemlerini yürütmesi yeterli değildir; temel iş hukuku kurallarını bilmesi ve uygulamaların mevzuata uygunluğunu kontrol edebilmesi gerekir.
- 4857 sayılı İş Kanunu
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
- 6698 sayılı KVKK
- Yıllık ücretli izin ve ücret düzenlemeleri
- İkincil mevzuat
İK profesyoneli, her konunun güncel mevzuat ve kurum uygulamalarıyla birlikte değerlendirilmesi gerektiğini unutmamalıdır.
İş Sözleşmesi ve Çalışma İlişkisinin Kurulması
İşe alım sürecinin tamamlanmasıyla birlikte çalışan ile işveren arasında iş ilişkisi kurulur. İş sözleşmesinde tarafların temel hak ve yükümlülükleri, işin niteliği, çalışma koşulları ve ücret gibi konular düzenlenebilir.
İK biriminin burada dikkat etmesi gereken temel konu, çalışanın yaptığı iş ile sözleşmede belirtilen görev, ücret ve çalışma koşullarının uyumlu olmasıdır.
Süre bakımından
Belirsiz süreli ve belirli süreli iş sözleşmeleri.
Çalışma biçimi bakımından
Tam süreli veya kısmi süreli çalışma.
Sözleşmenin türü belirlenirken işin niteliği ve mevzuattaki şartlar dikkate alınmalıdır.
Belirli süreli sözleşmelerin, kanunda öngörülen koşullar bulunmadan art arda kullanılması işveren açısından hukuki risk oluşturabilir.
İşe Giriş, SGK ve Özlük Dosyası İşlemleri
İşe giriş işlemleri İK uygulamalarının en kritik aşamalarından biridir. Çalışanın işe başlamasından önce veya mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli SGK bildirimlerinin yapılması, iş sözleşmesinin ve gerekli belgelerin düzenlenmesi gerekir.
İşe giriş bildirgesinin zamanında yapılmaması idari yaptırımlara neden olabilir.
Her çalışan için mevzuata uygun bir özlük dosyası oluşturulmalıdır. Özlük dosyasında iş sözleşmesi, kimlik ve iş ilişkisinin yürütülmesi için gerekli belgeler ile ilgili kayıtlar bulunabilir.
İK birimi her belgeyi otomatik olarak talep etmemeli; yalnızca iş ilişkisinin yürütülmesi için gerekli ve hukuken dayanağı bulunan verileri toplamalıdır. Kişisel verilerin korunması açısından erişim yetkileri de sınırlandırılmalıdır.
Çalışma Süreleri, Fazla Çalışma ve Dinlenme
Çalışma sürelerinin planlanması, puantaj kayıtlarının tutulması ve fazla çalışma süreçlerinin takip edilmesi İK'nın önemli sorumlulukları arasındadır.
Türkiye'de genel çalışma süresi kural olarak haftalık 45 saattir. Fazla çalışma, kanundaki koşullar çerçevesinde haftalık 45 saati aşan çalışmalar için söz konusu olur ve ücreti, normal saat ücretine göre artırımlı ödeme esasıyla hesaplanır.
İK uzmanı yalnızca ücret hesabını değil, şunları da takip etmelidir:
- Dinlenme süreleri
- Hafta tatili
- Yıllık izinler
- Puantaj kayıtları
- Fazla çalışma yetkilendirmesi
Puantajların düzenli tutulması, fazla çalışmaların yetkilendirilmesi ve izin kayıtlarının güncel olması hem çalışan haklarının korunması hem de işverenin olası uyuşmazlıklarda kayıt sunabilmesi açısından önemlidir.
Ücret, İzin ve Yan Hak Yönetimi
Ücret yönetimi, İK ile finans/muhasebe süreçlerinin birlikte çalışmasını gerektirir. Aşağıdaki kalemler doğru şekilde hesaplanmalı ve kayıt altına alınmalıdır:
- Temel ücret
- Primler
- Fazla çalışma ödemeleri
- Sosyal yardımlar
- Diğer yan haklar
Yasal kesintiler ve SGK bildirimleri ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmelidir.
Yıllık ücretli izinlerin takibi de önemli bir özlük sürecidir. Düzenli olarak takip edilmesi gerekenler:
İzin süreçlerinin yalnızca sözlü şekilde yürütülmesi yerine kurumun kullandığı sistem veya yazılı kayıtlar üzerinden izlenmesi daha sağlıklı bir uygulamadır.
İş Sağlığı ve Güvenliği
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işverenlerin çalışanların sağlık ve güvenliğini korumaya yönelik çeşitli yükümlülükleri bulunmaktadır. İK birimi, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi gibi profesyonellerle koordinasyon içinde çalışır.
- İşe giriş ve periyodik sağlık kontrolleri
- Eğitim kayıtları
- Risklere ilişkin bilgilendirmeler
- Göreve uygun yetkinliklerin takibi
İş Sözleşmesinin Sona Ermesi
İş ilişkisinin sona ermesi de işe giriş kadar dikkatli yönetilmelidir. İstifa, işveren tarafından fesih, belirli sürenin sona ermesi veya diğer sona erme halleri farklı hukuki sonuçlar doğurabilir.
- Bildirim süreleri
- Kıdem ve ihbar tazminatı şartları
- Kullanılmamış izinlerin karşılığı
- SGK bildirimleri
Özellikle işveren fesihlerinde fesih nedeninin doğru belirlenmesi, gerekli bildirimin usulüne uygun yapılması ve ilgili belgelerin düzenlenmesi önemlidir.
İK uzmanı, hukuki risk taşıyan fesihlerde şirketin hukuk birimi veya iş hukuku konusunda uzman bir danışmanla birlikte hareket etmelidir.
KVKK ve Çalışan Verilerinin Korunması
İK departmanı çalışanlara ait kimlik, iletişim, ücret, performans, sağlık ve benzeri birçok kişisel veriyle çalışır. Bu nedenle KVKK açısından İK biriminin sorumluluğu yüksektir.
Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla ve gerektiği ölçüde işlenmeli; gereksiz veriler toplanmamalıdır.
- Görev gereği sınırlı erişim yetkisi
- Güvenli sistemlerde dijital saklama
- Veri paylaşımı için kurum prosedürleri
İK uzmanı özellikle sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel veriler konusunda daha dikkatli hareket etmelidir.
İK Uzmanı İçin Uygulama Kontrol Listesi
- İşe giriş belgelerinin ve SGK bildiriminin zamanında tamamlanması
- İş sözleşmelerinin doğru ve güncel olması
- Çalışan özlük dosyalarının düzenli tutulması
- Puantaj, fazla çalışma ve izin kayıtlarının düzenli takip edilmesi
- Ücret ve yan hak bilgilerinin doğru şekilde kayıt altına alınması
- İş sağlığı ve güvenliği süreçleriyle koordinasyon sağlanması
- Çalışan kişisel verilerinin KVKK'ya uygun korunması
- İşten ayrılış ve fesih işlemlerinin usulüne uygun yürütülmesi
- Mevzuat değişikliklerinin düzenli takip edilmesi
- Hukuki risk taşıyan konularda uzman görüşü alınması
İNKABP Akademi & Danışmanlık · www.inkabp.com
Sorumluluk reddi: Bu yazıdaki görüş ve değerlendirmeler yazarına aittir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. İNKABP Akademi içerikten sorumlu değildir.